Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.
Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.
Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.
L’école Grenoble INP - Phelma, UGA (école d’ingénieurs de Grenoble INP Institut d’ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes) offre à ses étudiant.es un large choix de parcours de formation à la pointe des avancées scientifiques et technologiques : micro & nanotechnologies, instrumentation, énergie, matériaux innovants, technologies de l’information, ingénierie biomédicale, génie des procédés et environnement.
Elle accueille plus de 1 400 élèves dans 11 filières ingénieurs dont une par voie de l’apprentissage et une dizaine de parcours de masters.
L’équipe enseignante est composée d’une centaine d’enseignants titulaires et de plus de 300 chargés d’enseignement vacataires.
L’équipe administrative et technique compte une cinquantaine de personnels.
L’école est présente sur deux sites, site Minatec de Grenoble et site du campus universitaire de Saint-Martin d’Hères.
Tout en réaffirmant ses trois piliers principaux que sont la physique, l’électronique et les matériaux, Phelma assure une évolution de la
formation de ses élèves-ingénieurs et de ses étudiant.es en masters au vu de l’évolution des métiers, liée essentiellement à la transition
énergétique et à la transition numérique.
Site internet : https://phelma.grenoble-inp.fr/
Missions d’accueil et logistique:
· Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
· Traiter et répondre aux demandes via la plateforme « accueil » (tickets ouverts).
· Contrôler les accès au parking du site.
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des colis.
· Traiter et diffuser les informations internes et externes.
· Mettre à jour l’affichage et en vérifier la pertinence.
· Gérer les formalités de contrôle d'accès et effectuer des extractions d’activités sur demande.
· Créer des accès (cartes ou Vigik) pour les membres du personnel et les associations étudiantes.
· Assister les personnes, intervenir au premier niveau et alerter les secours si nécessaire.
· Assurer le lien avec l’équipe du service entretien et maintenance.
· Gérer les réservations de salles : vérifier la disponibilité des salles, s’assurer de l’accord du service scolarité par le canal réservé. Répondre aux demandes, effectuer les réservations et bloquer les dates/ressources. Relayer les informations au responsable sécurité si nécessaire.
· Contacter les fournisseurs, demander des devis comparatifs, suivre les bons de commande et valider la réalisation des prestations.
· Attribuer et restituer les clés selon les demandes et sorties, tout en maintenant à jour la nomenclature et les tableaux de suivi.
· Gérer les achats (notamment via la plateforme d’achat de l’UGAP) et le suivi des stocks de ramettes de papier, fournitures de bureau et autres consommables liés aux activités pédagogiques.
Missions administratives et financières :
· Recenser les besoins, effectuer les demandes d'achat, contrôler les livraisons et fournir un bilan régulier des consommations à la direction pour le suivi du budget.
· Établir des devis et des conventions de location des locaux de l’école, assurer le reporting de l’activité.
· Gérer les missions (déplacements des personnels, des étudiants lors des missions lors des forums et salons) via NOTILUS.
· Gérer les dépenses de fonctionnement (SIFAC WEB).
· Réaliser des opérations de gestion courante administrative.
Compétences techniques :
· Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique (Word, Excel, messagerie électronique, etc.)
· Bonne maîtrise de l’expression orale et des techniques d’expression écrite.
· La maîtrise de l'anglais serait un plus.
Connaissance de l'environnement :
· Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur, de Grenoble INP et de Phelma, ainsi que du fonctionnement, de la culture de l’établissement et de ses missions.
Savoir-Faire :
· Polyvalence
· Capacité à s'adapter aux évolutions des missions du poste et du service.
· Capacité à analyser l’urgence d’une situation et à gérer les priorités.
Savoir-être
· Bonnes qualités relationnelles.
· Faire preuve d’organisation, de rigueur, d’adaptabilité et d’autonomie.
· Savoir gérer et respecter la confidentialité des informations.
Pour la prise en compte de la candidature : l’envoi d’un CV et d’une lettre de motivation est obligatoire.
Modalités de recrutement proposées
Prise de fonction souhaitée à compter du : Dès que possible
Date limite de dépôt de candidature : 05/12/2025
Poste ouvert uniquement aux contractuel.les (CDD)
Durée du contrat proposé : 4 mois
Catégorie C - corps Adjoint technique de recherche et de formation
Conditions d'éligibilité : être titulaire d'un CAP BEP à minima
Conditions de rémunération
Pour les contractuels* : fourchette salariale fournie à titre indicatif, de 2091.74€ (1er échelon) à 2121.28€ (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.
*La rémunération est fixée selon le reclassement de l'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique.
Affectation / Localisation du poste :
Presqu'île scientifique Grenoble - Campus de Saint martin d'hérès
Spécificités du poste
Pas de télétravail par nécessité de service
Travail sur le site de Minatec et sur le site de Phelma Campus
Prise de poste à 7h45 afin d’assurer l’ouverture de l’accueil du Site de Minatec.
Contact métier (Prénom/Nom et tél/e-mail)
Virginie VIGLI
E-mail : virginie.vigli@grenoble-inp.fr